Event Design — jak zaprojektowaliśmy konferencję User Conf

Ze studium przypadku dowiesz się:

  • jak zbadaliśmy grupę docelową;
  • jak napisaliśmy scenariusz eventu;
  • na jakie trudności trafiliśmy podczas projektowania konferencji.

Nie pamiętamy, kiedy pierwszy raz w naszym zespole pojawiła się myśl o tym, aby zorganizować konferencję dla designerów. Wiemy jednak, że od początku naszej współpracy chętnie dzielimy się doświadczeniem i wiedzą o  projektowaniu. Zorganizowaliśmy wiele warsztatów, szkoleń, wystąpień. Napisaliśmy sporo artykułów, a nawet ebooka

Regularnie stajemy naprzeciw nowym wyzwaniom, projektując rozwiązania dla klientów. Tym razem postanowiliśmy stworzyć coś swojego. Wydarzenie, którego celem jest dzielenie się z uczestnikami wiedzą na temat projektowania rozwiązań pod kątem potrzeb użytkownika. User Conf pozwala zdobyć kompetencje każdemu zainteresowanemu tematyką Service Design, Design Thinking, Customer Design, UX, Event Design czy biznesem.

Event Design
Event Design

Gotowi, start!

Naszym zadaniem było zaprojektowanie eventu odpowiadającego na oczekiwania osób, które na co dzień tworzą produkty zgodnie z zasadami Human-Centered Design. Główną grupą uczestników byli specjaliści w dziedzinie UX Design oraz Service Design. Ich przewaga mobilizowała mniej doświadczonych gości do czynnego udziału. Ograniczała także zastoje w pracy grupowej oraz pozwalała każdemu wnieść przemyślenia z przeprowadzonych projektów.

User Conf
User Conf

Jakie są bolączki designerów?

Pierwszym celem procesu Event Design było odkrycie potrzeb grupy docelowej względem konferencji. Badania jakościowe zostały przeprowadzone wśród 63 osób, które szukają dodatkowych narzędzi do wykorzystania podczas badań użytkowników oraz projektowania rozwiązań. 

Wywiady indywidualne

Rozmawialiśmy zarówno z potencjalnymi uczestnikami User Conf, ale także z osobami, które wcielają się w rolę prelegentów na eventach czy z organizatorami podobnych konferencji.

Warsztaty badawcze

Przeszliśmy przez proces projektowy z grupą 30 specjalistów, by dokładnie poznać bolączki osób odwiedzających takie wydarzenia. Zrealizowaliśmy je w przestrzeni kreatywnej Nokia Garage, wrocławskim centrum spotkań technologii i biznesu.

Obserwacje

Zbieraliśmy informacje podczas meetupów branżowych dedykowanych UX Designerom oraz Service Designerom.

Szukaliśmy odpowiedzi na takie pytania, jak:

  • jaki jest największy problem osób, które często uczęszczają na konferencje branżowe;
  • jaka powinna być długość wystąpień;
  • jakie zagadnienia najbardziej interesują naszych odbiorców;
  • w jakiej formie powinna być przekazywana wiedza;
  • jakich wartości uczestnicy oczekują od konferencji.

Wśród swoich bolączek odbiorcy wymienili pojawiające się na wydarzeniach kolejki podczas rejestracji, w strefie chilloutu czy przy wejściach do sal. Designerzy narzekali również na to, że występujący prelegenci rzadko dzielą się praktycznymi wskazówkami oraz opowiadają o przykładach dobrze im już znanych. Dotyka ich również brak możliwości zapoznania się z uczestnikami, z którymi byli na warsztacie, czy brak możliwości zadawania prelegentom pytań w sposób niepubliczny. 

Facylitacje

Jak uniknęliśmy kolejek?

Pierwsza edycja User Conf odbyła się w Krzywym Kominie w centrum Wrocławia. Przestrzeń znamy nie od dziś. Prowadziliśmy tam już wielokrotnie warsztaty, dlatego zdecydowaliśmy się zorganizować u nich User Conf. Sale sprzyjały pracy kreatywnej i mieściły dużo ludzi. Mieliśmy możliwość zarezerwować na użytek konferencji całą, trzypiętrową, przestrzeń Komina. Nic innego nie działo się tam równolegle do naszego wydarzenia, co mogłoby być rozpraszające i utrudniające logistykę.

Recepcja jest największym zagrożeniem jeżeli chodzi o kolejki. Urządziliśmy ją sprawnie tak, aby uczestnicy mogli szybko zarejestrować się na wydarzenie oraz otrzymać potrzebne identyfikatory. Uznaliśmy również, że to na tyle ważne miejsce, że osoby, które tam będą muszą być dobrze poinformowane i potrafić odpowiedzieć na każde pytanie. 

Postanowiliśmy również stworzyć nie jedno, ale dwa miejsca chilloutu. Na dole i na samej górze budynku, by skrócić czas dotarcia na miejsce i rozproszyć osoby po całym budynku. 

Dzięki tym usprawnieniom udało nam się wyzbyć się kolejek, a uczestnikom uniknąć zniecierpliwienia.  


Stwórzmy coś razem

Pomagamy zmieniać perspektywę i dostosowywać się do wymagań rynku.

Specjalizujemy się w:

  • audycie oraz kreacji produktów i usług,
  • badaniu rynku,
  • facylitacji sesji kreatywnych.

Dodatkowe wartości dla uczestników

Istotne dla nas podczas projektowania wydarzenia stało się sprawienie, aby każdy obecny nie tylko w nim uczestniczył, ale również doświadczał go na różnych płaszczyznach. 

Z tego powodu w jednym z chillout roomów pojawiła się strefa VR. Połączyliśmy w ten sposób jedno z zagadnień poruszanych przez prelegentów z realnym przeżyciem na naszej przestrzeni. 

Z przeprowadzonych badań dowiedzieliśmy się, że uczestnikom eventów branżowych brakuje możliwości prostego umówienia się na spotkanie w trakcie trwania wydarzenia oraz lepszego rozeznania w agendzie. Dzięki współpracy z Eventory umożliwiliśmy zarejestrowanym osobom utworzenie swojej własnej agendy, zadawanie pytań prelegentom oraz networking za pomocą swojego smartfona.

 

Facylitacja
Facylitacja

Merytoryka konferencji

Ugruntowana wiedza uczestników była ułatwieniem dla prelegentów, którzy mogli poświęcić mniej czasu na wprowadzenie i tłumaczenie podstaw, a więcej na przekazanie konkretów. Każdy z 45 prowadzących był specjalistą w swojej dziedzinie. Wystąpienia Patricka Kozakiewicza z IBM na temat mindfulness podczas projektowania, Szymona Sikorskiego z Publicon o rozwoju koncepcji Smart City, czy Justyny Turek z Change Pilots na temat podejścia Design Safari i wiele, wiele innych wyniosły wydarzenie na wyższy poziom. 

 

Proces doboru mówców był surowy, co wpłynęło pozytywnie na wartość User Conf. Ze względu na oczekiwania zbadanej grupy docelowej staraliśmy się zachować szeroki zakres tematyczny wydarzenia, dlatego uczestnicy mieli możliwość posłuchania historii produktów i usług z 2 różnych ścieżek. Wiązało się to w szczególności z wyodrębnieniem dwóch person podczas badań – jednej zainteresowanej zagadnieniami takimi jak Smart City, Project Management czy UX Design. Drugą ciekawiły przede wszystkim Design Thinking, Customer Experience oraz Employer Branding. 



Event Design
Event Design

jaki efekt event design?

Na plus uczestnicy ocenili poziom merytoryki konferencji, możliwość wymiany doświadczeń, dużą ilość warsztatów i strefę chilloutu. Staraliśmy się, aby sposób prezentacji nie był zbyt sztywny, dlatego cieszymy się, że zauważyli i to. Pytani o ulubione prelekcje wskazali swoich faworytów i faworytki, a niektóre nazwiska występowały zdecydowanie częściej. Potwierdzili, że wynieśli z User Conf nowe informacje. Zadowolenie odbiorców jest dla nas najważniejsze, więc kwestie wskazane do poprawy jak zbyt duża intensywność konferencji, która spowodowała krótkie przerwy już wzięliśmy na warsztat.

User Conf
User Conf

USER CONF 2020

Nasz zespół zaczął już pracę nad motywem przewodnim kolejnego wydarzenia — nie chcemy przecież powtarzać wystąpień. A my już teraz zapraszamy Cię na następną konferencję tworzoną przez użytkowników dla użytkowników i zrobimy wszystko, by była na jeszcze wyższym poziomie. Zachęcamy do obserwowania naszych profili na portalach społecznościowych oraz subskrypcji newslettera. Wieści już wkrótce!


Stwórzmy coś razem

Pomagamy zmieniać perspektywę i dostosowywać się do wymagań rynku.

Specjalizujemy się w:

  • audycie oraz kreacji produktów i usług,
  • badaniu rynku,
  • facylitacji sesji kreatywnych.